เตรียมตัวอย่างไรให้ผ่านการ Audit ด้านระบบตรวจสอบสิ่งปนเปื้อนในวันเดียว

ผู้ตรวจประเมินไม่ได้มาดูแค่ว่าเครื่องทำงานได้

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยที่สุดในการเตรียม Audit คือการโฟกัสแค่ว่า "เครื่องทำงานปกติไหม?" แต่ในความเป็นจริง ผู้ตรวจประเมินมาตรฐานสากลอย่าง BRC, IFS หรือ AIB ต้องการเห็นมากกว่านั้น

สิ่งที่เขาต้องการเห็นคือหลักฐานว่าระบบของคุณ ควบคุมได้, ตรวจสอบได้ และสม่ำเสมอ ไม่ใช่แค่วันที่เขามาเยือน แต่ทุกวันตลอดทั้งปี

4 สิ่งที่ผู้ตรวจประเมินดูก่อนเสมอ

1. เอกสาร Validation และ Calibration ของเครื่อง ผู้ตรวจจะขอดู Record ย้อนหลังทันที ต้องมีหลักฐานว่าเครื่องถูก Calibrate และทำ Challenge Test ตามความถี่ที่กำหนดไว้ใน Procedure และผลต้องผ่านทุกครั้ง ถ้ามีครั้งที่ไม่ผ่าน ต้องมี Corrective Action ที่ชัดเจนแนบไว้ด้วย
2. Performance Standard ที่เป็นลายลักษณ์อักษร ต้องมีเอกสารระบุว่าเครื่องแต่ละเครื่องต้องตรวจจับอะไรได้บ้าง ในขนาดเท่าไหร่ และในผลิตภัณฑ์ใด ค่าเหล่านี้ต้องมาจากการทดสอบจริง ไม่ใช่ค่าจาก Manual ของผู้ผลิตที่ Copy มาโดยไม่ผ่านการ Validate ในสายการผลิตจริง
3. Training Record ของพนักงาน ผู้ตรวจจะถามพนักงานหน้างานโดยตรง ต้องมีหลักฐานว่าพนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องกับระบบตรวจจับผ่านการอบรมและเข้าใจขั้นตอนที่ถูกต้อง รวมถึงรู้ว่าต้องทำอะไรเมื่อเครื่องพบสิ่งผิดปกติ
4. Rejection และ Non-conformance Log เมื่อเครื่อง Reject สินค้า มีระบบติดตามไหมว่าสินค้านั้นไปอยู่ที่ไหน ถูกตรวจซ้ำหรือทำลายทิ้งอย่างถูกต้องหรือเปล่า ผู้ตรวจต้องการเห็น Chain of Custody ที่ชัดเจนตั้งแต่ Reject จนถึงการกำจัดขั้นสุดท้าย

Checklist เอกสารที่ต้องเตรียมให้พร้อม

จัดเอกสารเหล่านี้ไว้ในแฟ้มเดียวให้หยิบได้ทันทีเมื่อผู้ตรวจขอ

• Validation Report ของเครื่องตรวจจับทุกเครื่อง พร้อมวันที่และลายเซ็นผู้รับผิดชอบ
• Calibration และ Challenge Test Log ย้อนหลังอย่างน้อย 12 เดือน
• Performance Standard Document ระบุขนาด Test Piece และความถี่การทดสอบ
• SOP การใช้งาน, การ Changeover และการแก้ไขเมื่อเครื่องขัดข้อง
• Training Record ของพนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้อง
• Rejection Log และ Non-conformance Record พร้อม Corrective Action
• PM Schedule และประวัติการซ่อมบำรุง
• Supplier Certificate ของ Test Piece ที่ใช้ว่าได้มาตรฐาน

จุดที่โรงงานพลาดบ่อยที่สุด

ทำ Challenge Test แต่ไม่บันทึก หลายโรงงานทำการทดสอบสม่ำเสมอ แต่ลืมหรือละเลยการบันทึกผล ในสายตาของผู้ตรวจ ถ้าไม่มีเอกสาร เท่ากับไม่เคยทำ

Performance Standard มาจาก Manual ไม่ใช่จากการทดสอบจริง ค่าที่ระบุในเอกสารต้องมาจากการทดสอบกับผลิตภัณฑ์จริงในสายการผลิตจริง ไม่ใช่ค่าที่ผู้ผลิตเครื่องระบุมาให้

Corrective Action ไม่ครบ เมื่อ Challenge Test ไม่ผ่าน หรือเครื่องทำงานผิดปกติ ต้องมีหลักฐานว่าทำอะไรไปบ้าง ไม่ใช่แค่เขียนว่า "ปรับค่าแล้ว" แต่ต้องระบุว่าปรับอะไร, ใครปรับ, วันที่เท่าไหร่ และผลหลังปรับเป็นอย่างไร

พนักงานตอบคำถามผู้ตรวจไม่ได้ ผู้ตรวจมักเดินไปคุยกับพนักงานหน้างานโดยตรง ถ้าพนักงานไม่รู้ว่าต้องทำอะไรเมื่อเครื่องขัดข้อง หรืออธิบาย Procedure ไม่ได้ คะแนนจะหักทันที

การผ่าน Audit ในวันเดียวไม่ได้อยู่ที่การเตรียมตัวในนาทีสุดท้าย แต่อยู่ที่ระบบที่ทำงานได้จริงและมีหลักฐานรองรับทุกขั้นตอน โรงงานที่ผ่าน Audit ได้อย่างราบรื่นคือโรงงานที่ทำสิ่งเดิมซ้ำๆ อย่างสม่ำเสมอ แล้วบันทึกทุกอย่างไว้ 

สยาม พารากอน โซลูชั่นส์ ผู้เชี่ยวชาญด้านระบบตรวจสอบคุณภาพอาหาร ช่วยเตรียมความพร้อมให้คุณ

ก่อน Audit จริง เราให้บริการ Pre-audit Assessment ตรวจสอบความพร้อมของระบบตรวจจับและเอกสารทั้งหมด พร้อมช่วยปิด Gap ก่อนที่ผู้ตรวจจริงจะมาถึง ติดต่อเราเพื่อนัดประเมินได้เลยวันนี้

ติดต่อสอบถามเพิ่มเติม

โทร. : +66(0)2-394-9932

มือถือ : +66(0)99-827-0078

Email : marketing@siamparagons.co.th

Website : Siam Paragon Solutions Co.,Ltd.

Website Profile: บริษัท สยามพารากอน โซลูชั่นส์ จำกัด

Facebook : Siam Paragon Solutions - ศูนย์รวมเครื่องจักรอุตสาหกรรมอาหาร