ระบบการจัดซื้อออนไลน์? ตัวช่วยยุคใหม่ที่เพิ่มความสะดวก ลดความวุ่นวาย

เมื่อโลกดิจิทัลเข้ามาดิสรัประบบการทำงานในหลากหลายรูปแบบ อีกทั้งในระบบการจัดซื้อของบริษัท โลกดิจิทัลก็เข้ามาด้วยเช่นกัน ทั้งเพื่อช่วยให้การทำงานนั้นเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว และสามารถจัดการสั่งซื้อได้อย่างง่ายดายมากยิ่งขึ้น ระบบการจัดซื้อหรือที่เรียกว่า e-Procurement นั้นจะช่วยให้สามารถดำเนินการได้อย่างง่ายดาย และปรับให้เข้ากับความเหมาะสมของแต่ละองค์กรได้อีกด้วย วันนี้เราจะพาทุกคนมาทำความเข้าใจเกี่ยวกับระบบการจัดซื้อออนไลน์ว่ามันคืออะไรกันแน่ มีจุดเด่นอะไร และข้อดีอะไรบ้าง ถ้าพร้อมแล้ว ตามมาดูกัน

ระบบการจัดซื้อออนไลน์คืออะไร

ระบบการจัดซื้อออนไลน์ หรือ ระบบ e-Procurement เป็นระบบที่มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงานผ่านระบบออนไลน์ เพื่อลดระยะเวลา ความยุ่งยาก และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้านการจัดซื้อจัดจ้างให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งระบบนี้เป็นระบบที่องค์กรต่างๆ นำมาใช้อย่างแพร่หลาย และผู้บริหารต่างให้ความสำคัญกันมากยิ่งขึ้นอีกด้วย

จุดเด่นและข้อดีของระบบการจัดซื้อออนไลน์

• ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนจากทำคำสั่งซื้อผ่านเอกสาร เป็นการทำงานผ่านระบบออนไลน์ ที่ลงรายละเอียดและค่าใช้จ่ายเอาไว้อย่างครบถ้วน
• ลดความยุ่งยากในการทำงานของฝ่ายจัดซื้อ เพื่อช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อสามารถนำข้อมูลเชิงลึกของการสั่งซื้อมาใช้ในการวิเคราะห์และมองเห็นภาพรวมได้อย่างชัดเจน 
• ลดปริมาณการจัดซื้อนอกระบบ เนื่องจากบางครั้ง การทำใบสั่งซื้อสินค้าที่เป็นเอกสารนั้นอาจจะทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในการสั่งซื้อได้ 
• ฝ่ายจัดซื้อสามารถเป็นผู้กำหนดรูปแบบการใช้งานระบบ เปลี่ยนแปลงรายการสินค้า และจำนวนผู้ใช้งานระบบได้ด้วยตนเอง
• เพิ่มเวลาให้กับฝ่ายจัดซื้อในการวางแผนกลยุทธ์เพื่อลดค่าใช้จ่าย เพราะว่าระบบการจัดซื้อออนไลน์นั้นสามารถดึงข้อมูลออกมาเพื่อวิเคราะห์กลยุทธ์ให้สามารถสั่งซื้อสินค้าในคราวต่อไปได้ในราคาที่ถูกลง
• ผู้บริหารสามารถตรวจสอบค่าใช้จ่ายและรายละเอียดของคำสั่งซื้อได้ตามต้องการ 
• เพิ่มความโปร่งใสในการจัดซื้อจัดจ้าง เพราะเราสามารถตรวจสอบย้อนหลังและดึงระบบออกมาใช้ในการวิเคราะห์ได้อย่างง่ายดายด้วยเช่นกัน

นอกจากจุดเด่นและข้อดีของที่กล่าวไปข้างต้นแล้ว ก็ต้องบอกว่าการเลือกใช้ระบบการจัดซื้อออนไลน์นั้นจะช่วยให้เราสามารถมั่นใจได้ว่าสินค้าต่างๆ ตามใบสั่งซื้อสินค้าจะส่งสินค้าให้กับคุณได้ตามกำหนด อีกทั้งยังสามารถเลือกซื้อสินค้าที่บริษัทสั่งซื้อเป็นประจำได้อย่างสะดวกสบายโดยที่ไม่ต้องเลือกใหม่ทุกครั้งที่ต้องการสั่งซื้อ

และนี่คือสิ่งสำคัญของระบบการจัดซื้อออนไลน์ที่คุณไม่ควรมองข้าม อีกทั้งยังช่วยในการลดปัญหาเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายส่วนเกินและความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นเมื่อใช้งานผ่านระบบเอกสาร เรียกได้ว่าเป็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ให้เกิดประโยชน์และลดความวุ่นวายในการทำงานอีกด้วยเช่นกัน