เคล็ดลับการทำงานร่วมกับคนญี่ปุ่นในบริษัทญี่ปุ่น

มนุษย์เงินเดือนหลายๆ ท่านอาจกำลังมองหางานที่ใหม่ หรือกำลังจะเข้าไปร่วมงานกับบริษัทญี่ปุ่น
ดังนั้นก่อนที่หลายๆท่านจะร่วมงานหรือติดต่อประสานงานกับบริษัทญี่ปุ่น จึงต้องควรเรียนรู้และทำความเข้าใจ
วัฒนธรรมและมารยาทในการทำงานกับคนญี่ปุ่น ซึ่งเคล็ดลับมีดังต่อไปนี้

การตรงต่อเวลา

ถือเป็นสิ่งสำคัญสิ่งแรกที่ต้องคำนึงถึง เราควรไปทำงานก่อนเวลาเข้างานประมาณ 5-10 นาที เพื่อเตรียมตัวก่อนเวลาเข้างาน
แต่ถ้าหากว่ามีความจำเป็นต้องเข้างานสาย ควรโทรแจ้งผู้บังคับบัญชาให้ทราบก่อนว่าเรามีความจำเป็นต้องเข้างานสาย

การกล่าวทักทาย

สำหรับสังคมในการร่วมงานของคนญี่ปุ่นนั้น “คำทักทาย” ถือเป็นสิ่งที่สำคัญรองลงมา แม้ว่าจะอยู่ในบริษัทเดียวกัน เจอกันอยู่ทุกวัน
สนิทสนมกันแค่ไหน เมื่อเจอหน้ากันก็จะต้องทักทายกัน เพราะคนญี่ปุ่นถือว่า “การทักทาย” นั้น เป็นการสื่อสารก้าวแรกที่จะทำให้ฝ่ายตรงข้ามเกิด
ความประทับใจในตัวเรา และเมื่อถึงเวลาเลิกงาน ก่อนกลับบ้านทุกครั้งต้องกล่าวลาผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงานด้วย ดั่งประเพณีไทยที่ว่า
“ไปลา มาไหว้” นั่นเอง แต่หัวใจสำคัญของการกล่าวทักทายคือ การทักทายด้วยใบหน้าที่ยิ้มแย้ม น้ำเสียงสดใส มีชีวิตชีวา มองหน้าฝ่ายตรงข้าม
ทุกครั้งที่กล่าวทักทาย และ ต้องทำทุกวันอย่างเสมอต้นเสมอปลาย

ระบบอาวุโส รุ่นพี่-รุ่นน้อง

ระบบการทำงานของคนญี่ปุ่น แน่นอนว่าจะต้องมีระบบอาวุโส รุ่นพี่และรุ่นน้อง ผู้ที่มีประสบการณ์น้อยกว่าควรให้ความเคารพต่อรุ่นพี่ ในขณะเดียวกัน
รุ่นพี่ก็จะให้ความช่วยเหลือและให้คำแนะนำแก่รุ่นน้อง ดังนั้น หากต้องการทำงานในบริษัทญี่ปุ่นก็ควรทราบถึงระบบนี้ด้วย

การทำงานสไตล์คนญี่ปุ่น

มักจะเน้นการทำงานเป็นทีมและความร่วมมือกันในกลุ่มมากกว่าการฉายเดี่ยว หรือการใช้ความสามารถเฉพาะบุคคล ดังนั้นจึงมีการประชุมกันบ่อยและ
เป็นเวลานานๆ เพื่อพูดคุย ปรึกษา หารือถึงปัญหาและหาข้อสรุปร่วมกัน ความสามัคคีสมานฉันท์ในกลุ่มคนทำงานจึงเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้นในบริษัทญี่ปุ่นจะนิยม
ไปกินข้าวสังสรรค์กัน หลังเลิกงาน ซึ่งจะเป็นการพัฒนาความสัมพันธ์ภายในหน่วยงานและเพื่อสร้างความรู้สึกเป็น อันหนึ่งอันเดียวกัน หากคุณถูกเชิญให้ไปร่วม
สังสรรค์ก็ไม่ควรปฏิเสธ เพราะคนญี่ปุ่นไม่ชอบคนที่ทำตัวแตกแยก และทำอะไรที่แตกต่างไปจากกลุ่ม

หลักการทำงานที่เป็นหัวใจสำคัญแบบ HO REN SO

Ho = Hokoku = รายงาน หมายถึง การรายงานผลจากงานที่ได้รับมอบหมาย ต่อผู้บังคับบัญชา หรือรุ่นพี่
รายงานผู้บังคับบัญชาทุกครั้งเมื่อทำงานเสร็จแล้ว รายงานเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง ถ้าในกรณีที่เป็นงานที่ใช้ระยะเวลานาน ให้รายงานเป็นความเป็นไปเป็นระยะๆ
ทำความเข้าใจคำสั่งและวัตถุประสงค์ และถ่ายทอดข้อมูลที่ได้รับมาลำดับการรายงานคือ 1) บทสรุป 2) สาเหตุ 3) ความเป็นมาเมื่อพบปัญหา ให้รายงานทันที แล้วรีบจัดการแก้ปัญหา

Ren = Renraku = ติดต่อ (การจัดการข้อมูล และแชร์ข้อมูล) คือ การถ่ายทอดข้อมูลให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบ
ไม่ว่าจะเป็นผู้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงาน ผู้อยู่ใต้บังคับบัญชา หรือการแจ้งข้อมูลให้กับแผนกอื่นๆได้รับทราบ ข้อมูลดังกล่าวจะเป็นข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับงาน ไม่ใช่ความ
คิดเห็นหรือการคาดเดา ควรบันทึก เพื่อกันลืมจดข้อมูลต่างๆแล้วแชร์ข้อมูลให้ผู้บังคับบัญชาและเพื่อนร่วมงาน จัดระเบียบข้อมูลต่างๆตามลำดับเวลา เพื่อให้ง่ายต่อการนำข้อมูลมาใช้งาน

So = Sodan = ปรึกษา คือ การปรึกษาเพื่อถามความคิดเห็นและข้อแนะนำ จากผู้บังคับบัญชา รุ่นพี่ หรือเพื่อนร่วมงาน เมื่อเรามีข้อคิดเห็นหรือข้อสงสัยต่องานที่กำลังทำอยู่
เมื่อมีความคิดเห็นหรือไอเดียใดๆให้ปรึกษาผู้บังคับบัญชาปรึกษาก่อนที่จะ ตัดสินใจทำอะไรลงไป ร่วมมือกับเพื่อนร่วมงานเพื่อให้ได้ผลงานที่ดีรายงานผลกับคนที่เราปรึกษา ด้วย

จะเห็นได้ว่าหลักการนี้เป็นหลักการที่มีประโยชน์ต่อการทำงานเป็นทีมมาก เพราะจะช่วยให้ทีมงานมีการพูดคุยสื่อสารถึงความคืบหน้าและปัญหาต่างๆของ การทำงาน ซึ่งจะทำให้มีการแก้ปัญหาได้ทันท่วงที และการปรึกษาพูดคุยกับทีมงานก็เหมือนเป็นการช่วยกันคิด ทำให้เกิดไอเดียใหม่ๆในการพัฒนาการทำงานได้อีกด้วย ดังนั้นอย่าลืมนำหลักการนี้ไปปรับใช้กันนะคะ เชื่อว่าหลักการนี้จะมีประโยชน์ในการทำงานไม่ว่าจะเป็นองค์กรของชาติใดก็ตาม ค่ะ

ข้อควรระวังในการทำงานบริษัทญี่ปุ่น

สิ่งสำคัญที่บริษัทญี่ปุ่นต้องการให้พนักงานปฏิบัติในการทำงานกับองค์กร ได้แก่

– รักษากฏระเบียบของบริษัท
– แบ่งแยกเรื่องงานและเรื่องส่วนตัว
– รักษาความลับของบริษัท
– ตั้งใจศึกษางานและระบบงานต่างๆ
– รักษาความสัมพันธ์อันดีกับเพื่อนร่วมงาน

หลักการทำงานพื้นฐาน

หลักการทำงานตามแบบแผนของคนญี่ปุ่น ได้แก่ ทำความเข้าใจจุดประสงค์ของการทำงานอย่างถูกต้อง
เรียนรู้จากรุ่นพี่และพยายามปรับตัว ตั้งใจทำงานอย่างเป็นมืออาชีพ จัดการการทำงานอย่างสร้างสรรค์

คนญี่ปุ่นมักจะพยายามวิเคราะห์หาสาเหตุของข้อผิดพลาดอย่างมีหลักการ และพยายามจัดการแก้ปัญหานั้นๆอย่างมีระบบ เพื่ออุดช่องโหว่ของปัญหาให้ได้มากที่สุด และที่สำคัญที่สุดคือ
จะทำความเข้าใจกับหน้าที่ความรับผิดชอบของตนเอง ตั้งเป้าหมาย และวางแผนเพื่อให้ไปถึงเป้าหมายนั้นๆ

หลักการใช้คำพูดในการทำงาน

เมื่อเข้าสู่วัยทำงาน คนญี่ปุ่นจะระมัดระวังคำพูดในที่ทำงาน ทั้งนี้ทั้งนั้นก็เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่น และรักษาความสัมพันธ์อันดีของเพื่อนร่วมงาน แบ่งออกเป็น 3 ปัจจัย

1. คิดถึงคนที่เรากำลังคุยด้วย
– ฟังผู้อื่นให้จบ
– ถามเมื่อไม่เข้าใจ
– ตั้งใจฟัง

2. ถ่ายทอดความคิดของตัวเอง
– ทำใจให้ผ่อนคลาย
– ใช้คำพูดที่เข้าใจง่าย พูดให้ชัดเจน
– พูดให้ได้จังหวะ ไม่ช้าหรือเร็วเกินไป

3. ถ่ายเรื่องราวอย่างชัดเจน
– บอกวัตถุประสงค์ที่ต้องการจะพูดให้ชัดเจน
– เรียงลำดับเรื่องราวและเน้นส่วนที่สำคัญ

อ่านกันมาถึงตรงนี้แล้ว ทำงานกับคนญี่ปุ่นก็ไม่ยากเย็นอะไร และยังได้ความเป็นอาชีพอีกด้วย
หากใครสนใจลองเข้าไปค้นใน jobsugoi.com ดูก็ได้นะครับ

บทความโดย Mr.Sugoi : blog.jobsugoi.com
ขอบคุณภาพโดย flickr.com