ทำไมถึงควรเลิกจดบัญชีด้วยมือ แล้วหันมาใช้ ERP

การจดบัญชีด้วยมือหรือในสมุดบัญชีอาจดูเรียบง่ายและคุ้นเคย โดยเฉพาะกับธุรกิจขนาดเล็กหรือผู้ที่เริ่มต้นใหม่ แต่เมื่อเวลาผ่านไป รายการเริ่มเยอะขึ้น รายได้และค่าใช้จ่ายมากขึ้น ความผิดพลาดก็เริ่มตามมา การทำบัญชีแบบเดิมจึงกลายเป็นภาระมากกว่าตัวช่วย นี่จึงเป็นเหตุผลว่าทำไมธุรกิจยุคใหม่ควรเปลี่ยนมาใช้ โปรแกรมบัญชี ERP ที่สามารถทำงานได้ครบจบในที่เดียว ทั้งจัดการบัญชี รายงานภาษี คลังสินค้า และข้อมูลลูกค้า ทำให้คุณไม่ต้องเสียเวลาคำนวณเอง หรือนั่งไล่หาความผิดพลาดย้อนหลังทีละหน้า

ปัญหาที่มักเจอจากการจดบัญชีแบบเดิม

เจ้าของธุรกิจหลายคนที่ยังใช้การจดบัญชีด้วยมือ มักเจอปัญหาคล้ายกัน คือจดข้อมูลไม่ครบ ข้อมูลหาย หรือคีย์ผิดตัวเลข ซึ่งอาจดูเหมือนไม่ใหญ่โต แต่ถ้าสะสมไปเรื่อยๆ ก็กลายเป็นปัญหาใหญ่ได้ เช่น ทำให้เสียภาษีเกินจริง ไม่รู้ว่ากำไรจริงเท่าไหร่ หรือจัดซื้อของผิดพลาด เพราะข้อมูลไม่อัปเดตทันเวลา การใช้สมุดหรือไฟล์ Excel หลายแผ่นยังเพิ่มความเสี่ยงในการทำงานซ้ำซ้อน และทำให้เสียเวลาโดยไม่จำเป็น ส่งผลให้ตัดสินใจทางธุรกิจได้ช้าลงและไม่แม่นยำเท่าที่ควร

โปรแกรมบัญชี ERP เข้ามาช่วยยังไง

โปรแกรมบัญชี ERP เข้ามาช่วยจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมดให้เชื่อมโยงกัน ไม่ว่าจะเป็นยอดขาย ค่าจ้าง ค่าใช้จ่าย หรือสินค้าคงคลัง ทุกอย่างจะถูกเก็บไว้ในระบบเดียว และอัปเดตแบบเรียลไทม์ ทำให้คุณเห็นภาพรวมธุรกิจได้ทันทีโดยไม่ต้องรอข้อมูลจากหลายฝ่าย อีกทั้งยังสามารถออกเอกสารสำคัญอย่างใบกำกับภาษี ใบเสร็จ หรือรายงานภาษีแบบอัตโนมัติ ไม่ต้องนั่งกรอกเอง ช่วยลดโอกาสผิดพลาดและทำให้การจัดการบัญชีเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาก

ลดเวลา เพิ่มความแม่นยำจริงไหม

คำตอบคือ "จริง" อย่างแน่นอน เพราะ ERP ช่วยให้คุณไม่ต้องทำงานเดิมซ้ำซ้อน เช่น ไม่ต้องกรอกข้อมูลลูกค้าซ้ำทุกครั้งที่ขายของ หรือไม่ต้องคำนวณ VAT เองให้ยุ่งยาก ระบบจะช่วยทำให้ทุกอย่างถูกต้องตั้งแต่ต้นทาง ช่วยประหยัดเวลาในการจัดทำงบ รวมถึงลดค่าใช้จ่ายที่ต้องจ้างพนักงานเพิ่มหรือแก้ไขงานย้อนหลัง ที่สำคัญคือข้อมูลทั้งหมดจะถูกจัดเก็บอย่างเป็นระบบ พร้อมเรียกดูตอนไหนก็ได้ ทำให้ตัดสินใจได้แม่นยำขึ้นในทุกสถานการณ์

ตัวอย่างธุรกิจที่เปลี่ยนแล้วดีขึ้น

มีร้านอาหารแห่งหนึ่งที่เริ่มต้นจากธุรกิจเล็กๆ ใช้วิธีจดรายการขายและต้นทุนด้วยมือ แต่พอเริ่มมีสาขาเพิ่ม จัดการไม่ทัน ข้อมูลสต๊อกคลาดเคลื่อน บางครั้งขาดวัตถุดิบโดยไม่รู้ตัว หลังจากเปลี่ยนมาใช้ ERP ที่เชื่อมต่อ POS และระบบสต๊อกได้ ก็ทำให้รู้ทันทีว่าวัตถุดิบใกล้หมด ลดของเสียจากการสั่งเกิน และรู้กำไรสุทธิแต่ละวันทันทีผ่านระบบ รายได้ต่อเดือนดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด และยังสามารถขยายสาขาได้เร็วขึ้นเพราะการจัดการภายในชัดเจนขึ้น