เปิดความสำเร็จธุรกิจยุคใหม่ ด้วยกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์

ในยุคดิจิทัลที่เทคโนโลยีและนวัตกรรมต่าง ๆ ก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว การปรับตัวของธุรกิจจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้น กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement) ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญในการดำเนินธุรกิจก็ต้องมีการเปลี่ยนแปลงเช่นกัน จากเดิมที่เต็มไปด้วยขั้นตอนเอกสารอันยุ่งยาก ซับซ้อน และใช้เวลานาน ปัจจุบันได้เปลี่ยนผ่านสู่ "กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์"  ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และสร้างโอกาสใหม่ ๆ ให้แก่ธุรกิจได้ทุกที่ ทุกเวลา บทความนี้จะมาเปิดความสำเร็จของธุรกิจยุคใหม่ ด้วยกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ ที่เจ้าของกิจการไม่ควรพลาด

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร ?

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง คือ กระบวนการในการสรรหาและจัดหาสินค้าหรือบริการจากแหล่งต่าง ๆ เพื่อตอบสนองความต้องการขององค์กร โดยมีเป้าหมายเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าหรือบริการที่มีคุณภาพ ในราคาที่เหมาะสม และตรงตามเวลาที่กำหนด

ข้อจำกัดของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างในอดีต

ในอดีต กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ดำเนินการผ่านเอกสารเป็นหลัก ตั้งแต่การเสนอราคา การเปรียบเทียบราคา การสั่งซื้อ การตรวจรับสินค้า การอนุมัติ และการชำระเงิน ซึ่งกระบวนการเหล่านี้ก่อให้เกิด ข้อเสีย หลายประการ เช่น

• ใช้เวลานาน : การจัดทำเอกสาร การส่งต่อเอกสาร การอนุมัติเอกสาร ล้วนใช้เวลานานในทุกขั้นตอน ส่งผลต่อความล่าช้าในการดำเนินงาน
• เกิดข้อผิดพลาดง่าย : การกรอกข้อมูลด้วยมือ การคำนวณด้วยมือ อาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
• ต้นทุนสูง : ค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร ค่าจัดส่งเอกสาร ค่าแรงงานในการจัดการเอกสาร ล้วนเป็นต้นทุนที่สูง
• ขาดความโปร่งใส : การตรวจสอบข้อมูลทำได้ยาก อาจเกิดการทุจริตได้ง่าย
• ยากต่อการควบคุม : การติดตามสถานะการสั่งซื้อ การตรวจสอบสินค้าคงคลัง ทำได้ยาก

ข้อดี 10 ประการของการใช้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ที่ผู้ประกอบการต้องรู้ !

• ประหยัดเวลา : ระบบอัตโนมัติช่วยลดขั้นตอนการทำงาน ลดเวลาในการจัดทำเอกสาร สามารถส่งต่อเอกสารสู่ขั้นตอนถัดไปได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาปรินท์เอกสาร หรือส่งมอบ
• ลดต้นทุน : ลดค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสาร ค่าจัดส่งเอกสาร และค่าแรงงาน
• เพิ่มประสิทธิภาพ : ระบบช่วยจัดการข้อมูล จัดเก็บข้อมูล และวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• ลดข้อผิดพลาด : ระบบช่วยลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ
• เพิ่มความโปร่งใส : ข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้างมีความโปร่งใส ตรวจสอบได้ง่าย
• ควบคุมง่าย : สามารถติดตามสถานะการสั่งซื้อ การตรวจสอบสินค้าคงคลัง ได้ง่าย
• เข้าถึงข้อมูลได้ง่าย : เข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา ผ่านระบบออนไลน์ สามารถรองรับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ทันที แม้ผู้บริหารหรือผู้มีอำนาจลงนามจะอยู่ต่างประเทศก็ตาม
• เพิ่มโอกาสทางธุรกิจ : เข้าถึงผู้ขายได้มากขึ้น เปรียบเทียบราคาได้ง่าย โดยไม่ต้องจำกัดอยู่กับซัพพลายเออร์เจ้าเก่า
• วิเคราะห์ข้อมูลได้ง่าย : ระบบสามารถวิเคราะห์ข้อมูลการจัดซื้อจัดจ้าง เพื่อนำไปปรับปรุงประสิทธิภาพ เพื่อให้ตอบโจทย์การใช้งานมากยิ่งขึ้น
• เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม : ลดการใช้กระดาษ ตอบสนองนโยบาย Paperless ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งที่ช่วยอนุรักษ์ทรัพยากรธรรมชาติ และเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม

ตัวอย่าง 5 สถานการณ์ที่อาจพลาด หากไม่ได้ใช้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์

เมื่อรู้แล้วว่ากระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบออนไลน์ มีส่วนสำคัญอย่างยิ่งในการเป็นฟันเฟืองสู่ความสำเร็จของธุรกิจยุคใหม่ เพื่อตอกย้ำให้หนักแน่นยิ่งขึ้น ลองมาดู 5 ตัวอย่างสถานการณ์ที่เจ้าของธุรกิจอาจพลาดโอกาสสำคัญ หรือพลาดท่าเกิดเรื่องเสียหายต่อบริษัท หากไม่ได้ใช้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์

• พลาดการสั่งซื้อวัตถุดิบในราคาพิเศษ : ผู้ขายเสนอราคาพิเศษในเวลาจำกัด แต่บริษัทไม่สามารถดำเนินการสั่งซื้อได้ทันเวลา เนื่องจากขั้นตอนการอนุมัติ PO, PR ที่ล่าช้า
• เสียโอกาสในการร่วมงานกับซัพพลายเออร์รายใหม่ : ปัจจุบันในตลาดมีซัพพลายเออร์รายใหม่ ๆ ที่มีศักยภาพเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่งซัพพลายเออร์เจ้าใหม่อาจเสนอเงื่อนไขที่ดีกว่า แต่บริษัทไม่สามารถตรวจสอบข้อมูลและประวัติของซัพพลายเออร์ได้ทันเวลา ทำให้พลาดโอกาสในการประหยัดงบบริษัทหรือได้สินค้าคุณภาพดีไปอย่างน่าเสียดาย
• เกิดปัญหาสินค้าขาดตลาด : ไม่สามารถจัดหาสินค้าทดแทนได้ทันเวลา เนื่องจากขาดระบบการติดตามสินค้าคงคลัง
• เสียชื่อเสียง : เกิดข้อผิดพลาดในการสั่งซื้อสินค้า ส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของบริษัทในสายตาของซัพพลายเออร์ ซึ่งอาจทำให้ไม่ได้รับเครดิตการชำระเงินอีกต่อไป
• สูญเสียลูกค้า : ไม่สามารถส่งมอบสินค้าให้ลูกค้าได้ตามกำหนด เนื่องจากความล่าช้าในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งเป็นเรื่องใหญ่ที่ส่งผลต่อภาพลักษณ์บริษัท และอาจทำให้เสียรายได้จากลูกค้ารายใหญ่ได้เลยทันที และอาจกระทบต่อระบบการเงินของบริษัท ส่งผลต่อเงินเดือนพนักงาน ซึ่งหากเป็นปัญหาที่พอกพูนไม่สามารถแก้ได้ อาจส่งผลให้ต้องปิดกิจการได้เช่นกัน 

จะเห็นได้ว่า กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์ เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน และสร้างโอกาสใหม่ ๆ ให้แก่ธุรกิจในยุคดิจิทัล การนำเทคโนโลยีมาใช้ในการจัดซื้อจัดจ้าง จะช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจได้อย่างคล่องตัว มีประสิทธิภาพ และเติบโตอย่างยั่งยืน หากไม่อยากพลาดโอกาสสำคัญ หรือพลาดท่าเสียประโยชน์ กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างออนไลน์คือทางออกที่คุณต้องการ