7 ทักษะการสื่อสาร เพิ่มศักยภาพในองค์กรได้จริง

ไม่ว่าเราจะอยู่ในหน้าที่อะไร ตำแหน่งแบบไหน ใช้ชีวิตอย่างมีจุดมุ่งหมายแบบใด ทักษะการสื่อสาร ล้วนแล้วแต่สำคัญในการใช้ชีวิต เพื่อสื่อให้เห็นสิ่งที่ตัวเองแสดงออกตามที่เราต้องการได้ และสำหรับองค์กร การสื่อสารถือเป็นทักษะสำหรับผู้ที่มีความเป็นภาวะผู้นำ เพราะการสื่อสารที่ดี และมีคุณภาพ จะทำให้การทำงานในองค์กรเป็นไปได้อย่างง่ายดาย รวดเร็ว และช่วยโน้มน้าวได้โดยผ่านการแสดงออกทางกายภาพที่เหมาะสมกับผู้อื่น

ทักษะการสื่อสาร คือทักษะที่สำคัญต่อองค์กร

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ Effective Communication จะให้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัดในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการบริหาร แจกแจงหน้าที่ ให้ทำงานได้ตอบโจทย์ เข้าใจ ลดความผิดพลาด สร้างความน่าเชื่อถือ ว่าเป็นคำสั่งที่ถูกต้อง สามารถโน้มน้าวด้วยศิลปะการพูด หรือทักษะการสื่อสาร ให้คนที่ฟัง มีความยินดีและเชื่อในสิ่งที่พูด รักษาองค์กร สร้างวัฒนธรรม และบรรยากาศได้มากกว่าการขาดทักษะที่สื่อสารได้ไม่มีประสิทธิภาพ

7 ทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

1. การเป็นผู้ฟังที่ดี (Active Listening) เป็นการเริ่มต้นการสื่อสารที่สำคัญ

หากมีการสื่อสาร แม้เราจะมีทักษะการพูดที่ดี แต่การไม่รับฟัง หรือรับสารจากผู้ที่คุยด้วยไม่เพียงพอ จะมีเกิดความหมายในการสนทนาเลย ทักษะการสื่อสารที่ดี คือการรับฟังอย่างตั้งใจ ทำให้ผู้สื่อสารด้วย รู้สึกว่าเราให้ความสำคัญกับสิ่งที่เขากำลัง และความสามารถในการสื่อสาร การตั้งใจฟังแบบนี้ ทำให้เขาสามารถเชื่อในสิ่งที่เราอธิบายออกไปได้ 

2. สื่อสารให้ข้อมูล ตรงประเด็น กระชับ เพิ่มความชัดเจนในสิ่งที่ต้องการสื่อ

การจะบอกข้อมูลอย่างตรงไปตรงมา ทักษะการสื่อสาร จะทำให้การสื่อของเราทรงประสิทธิภาพมากขึ้น ทักษะการสื่อสารที่ดี องค์ประกอบหลัก คือการที่เราสามารถส่งสารไปยังผู้ที่ต้องการได้เข้าใจและตรงตัว ดังนั้นเมื่อเรารู้จักการจัดลำดับประเด็น ใช้คำที่เข้าใจง่ายไม่ประดิษฐ์จนเกินไป และอธิบายสิ่งที่ต้องการได้สั้น คือการเป็นผู้ที่มีทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั่นเอง

3. ทักษะการเล่าเรื่อง เพิ่มความน่าสนใจในเนื้อหา

ทักษะการสื่อสารด้วยการเล่าเรื่อง มีความคล้ายและเหมือนกันกับศิลปะทางการพูด เป็นการสร้างรูปประโยค การจัดเรียงคำที่จะเล่าเพื่อให้ผู้ฟัง เกิดความเข้าใจ และเห็นภาพตามที่เราต้องการจะสื่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งทักษะในการสื่อสารด้านการเล่าเรื่อง สามารถถ่ายทอดเนื้อหาที่รุนแรงให้เบาลงได้ หรือเนื้อหาที่ซับซ้อน ให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

4. ภาษากาย เพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือในการพูด

การพูดถือเป็นความสำคัญเกี่ยวกับทักษะการสื่อสาร แต่ภาษากาย จะเป็นการบ่งบอกว่า สารที่เราส่งไป มีความรู้สึกอย่างไร ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารในเชิงบวก ผ่อนคลาย หรือสื่อสารอย่างจริงจัง ภาษากาย สีหน้าท่าทาง การขยับมือ ทักษะด้านการสื่อสารด้วยภาษากาย จึงเป็นเหมือนเครื่องช่วยทำให้ผู้รับสารเข้าใจได้รวดเร็วมากขึ้น

5. โปร่งใสและเป็นกลาง ลดการขัดแย้ง น่าฟังมากขึ้น

ทักษะการสื่อสาร คือการทำให้ผู้รับสาร มีความเข้าใจ ดังนั้น หากมีปัญหาในด้านความขัดแย้ง หรือแนวคิดที่แตกต่างการ ทักษะในการแสดงออกอย่างเป็นกลาง และโปร่งใส ถือเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้เกิดการถกเถียงกันอย่างมีเหตุผลมากขึ้น เพราะแสดงออกถึงความเข้าใจ และฟังทุกความเห็นต่าง

6. รักษาเวลา กระชับเวลาอย่างมืออาชีพ

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ คือการสื่อสารเนื้อหาที่กระชับ ปรับแต่งรูปประโยคให้ชัดเจน ทำให้ย่นเวลาในการอธิบายสิ่งต่าง ๆ ได้ง่าย ในกรณีที่เนื้อหาที่ซับซ้อน และต้องการอธิบายที่นาน ทักษะการสื่อสารที่ดี จะมีการเข้าไปอย่างตรงประเด็น

7. ความกล้าแสดงออก บ่งบอกความน่าเชื่อถือในการสื่อสาร

ไม่ว่าจะเป็นภาษากาย หรือบุคลิกภาพ ต่างเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยให้ทักษะการสื่อสารดูมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น เทคนิคการสื่อสารอีกส่วนหนึ่งคือการพูดอย่างชัดถ้อยชัดคำ ฉะฉาน ชัดเจน มีเสียงที่ดังและไม่ดูรุนแรงเกินไป สีหน้าท่าทางดูมั่นใจ มีการส่งสายตาระหว่างผู้สื่อสารเสมอ

ประโยชน์ของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

• Communication Effectiveness โดยทั่วไปในการใช้งานในองค์กร จะช่วยให้ลดความผิดพลาดในการทำงานด้วยการสื่อสารอย่างมีคุณภาพได้
• ทักษะการสื่อสาร ช่วยให้ผู้รับสาร มีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ ตรงไปตรงมา
• สร้างความน่าเชื่อถือ ทำให้ได้รับการยอมรับในองค์กร และลดความขัดแย้งในองค์กรมากขึ้น
• ความสามารถในการสื่อสาร ช่วยให้เราสามารถพัฒนาตัวเอง และควบคุมบุคลากรในองค์กรได้ง่าย โน้มน้าวให้เกิดความแน่นแฟ้น และภักดีต่อองค์กร

สรุปทักษะการสื่อสาร สามารถช่วยแก้ปัญหาได้จริง

ประโยชน์ของการสื่อสาร และความสามารถในการสื่อสาร ถือเป็นเรื่องสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม หากเราเป็นบุคคลในองค์กร หากเราขาดการสื่อสารที่มีคุณภาพ อาจจะเกิดปัญหา และความเข้าใจผิดกันได้ ในขณะที่ความเป็นหัวหน้าองค์กร หรือหัวหน้าแผนก ทักษะการสื่อสาร เป็นปัจจัยสำคัญในการโน้มน้าว และควบคุมบุคลากรอย่างเป็นระบบ ให้ทรัพยากรบุคคลมีความภักดี และมีความเข้าใจเป้าหมายในองค์กร