อย่าได้ละเลย การทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำคัญมากกว่าที่คิด
ไม่ว่ายุคสมัยใดการจะซื้อสินค้าสักชิ้นก็จำเป็นต้องแลกเปลี่ยนกันด้วยเงิน ซึ่งการใช้จ่ายควรมีการวางแผนที่ดีและเป็นระบบระเบียบ เพื่อให้สามารถบริหารเงินได้อย่างเหมาะสมมากที่สุด โดยวิธีวางแผนการเงินที่นำมาใช้กันอย่างแพร่หลายมาจนถึงปัจจุบันนี้ก็คือการทำบัญชีรายรับรายจ่ายนั่นเอง
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายนั้นมีประโยชน์อย่างมากทีเดียว เพราะไม่เพียงแค่จะส่งเสริมวินัยทางการเงินเท่านั้น แต่ยังช่วยให้รู้สภาพคล่องทางการเงินของตัวเองจากรายได้และรายจ่ายที่ถูกบันทึกลงในบัญชีรายรับรายจ่ายอีกด้วย รวมถึงทำให้สามารถมองเห็นได้อย่างชัดเจนว่ารายจ่ายในแต่ละเดือนมาจากส่วนใดมากที่สุด เพื่อให้เกิดการฉุกคิดและพิจารณาถึงความจำเป็นของรายจ่ายส่วนนั้น ๆ ถี่ถ้วนมากยิ่งขึ้น
ในปัจจุบันนี้ไม่ว่าจะประกอบอาชีพใด การทำบัญชีรายรับรายจ่ายล้วนสำคัญทั้งสิ้น โดยเฉพาะผู้ที่ประกอบอาชีพอิสระหรือผู้ที่ประกอบธุรกิจร้านค้าต่าง ๆ เนื่องจากการทำบัญชีรายรับรายจ่ายจะช่วยให้เห็นว่าการทำงานหรือการประกอบธุรกิจของคุณอยู่ในสถานะกำไรหรือขาดทุน นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องใช้เอกสารบัญชีรายรับรายจ่ายในการยื่นเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาอีกด้วย
ดังนั้นเพื่อให้ทุกคนสามารถทำบัญชีรายรับรายจ่ายได้อย่างถูกต้องและบริหารการเงินได้อย่างเหมาะสมมากขึ้น เราจึงรวบรวมข้อมูลสำคัญต่าง ๆ เกี่ยวกับบัญชีรายรับรายจ่ายมาเรียบเรียงให้ได้อ่านกัน ไม่ว่าจะเป็นสิ่งที่ประกอบในบัญชีรายรับรายจ่าย, ขั้นตอนการทำบัญชีรายรับรายจ่าย รวมไปถึงการทำบัญชีรายรับรายจ่ายลงในโปรแกรม Excel ที่ถูกต้อง
บัญชีรายรับรายจ่าย
บัญชีรายรับรายจ่าย คือเอกสารหรือรูปเล่มที่ทำการบันทึกรายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ ทางการเงินของตัวเองหรือธุรกิจนั้น ๆ เป็นประจำทุก1-3วันเพื่อลดโอกาสเกิดความคลาดเคลื่อน ไม่ว่าจะเป็นรายรับซึ่งเป็นส่วนของเงินที่ได้รับมา หรือรายจ่ายซึ่งเป็นส่วนของเงินที่ใช้จ่ายออกไป โดยจะมีการสรุปยอดบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นรายวัน, รายเดือน หรือตามช่วงเวลาที่กำหนด เพื่อให้เห็นถึงสถานะกำไร-ขาดทุน รวมถึงทำให้สามารถวางแผนทางการเงินได้ง่ายดายมากยิ่งขึ้น
นอกจากนี้บัญชีรายรับรายจ่ายนั้นยังช่วยให้มองเห็นเส้นทางการเงินอย่างชัดเจนอีกด้วยว่ารับเงินมาจากต้นทางใดและจ่ายเงินไปยังปลายทางใด เรียกได้ว่านอกจากบัญชีรายรับรายจ่ายจะช่วยให้บริหารเงินได้อย่างเป็นระบบและง่ายดายมากขึ้นแล้ว ยังเป็นสิ่งที่จะช่วยจดจำการใช้จ่ายที่ผ่านมาของตัวเองอีกด้วย
บัญชีรายรับรายจ่าย ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง
ในกรณีที่ต้องการทำบัญชีรายรับรายจ่ายส่วนตัวเพื่อวางแผนทางการเงินทั่ว ๆ ไปในชีวิตประจำวันเพียงเล็กน้อย ก็สามารถทำบัญชีรายรับรายจ่ายด้วยการจดบันทึกรายละเอียดทางการเงินแต่ละรายการขั้นพื้นฐานได้ แต่ถ้าหากต้องการทำบัญชีรายรับรายจ่ายรูปแบบที่ตรงตามกฎหมายกำหนดเพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นเสียภาษีเงินได้แก่สรรพากรนั้น จำเป็นต้องทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่ประกอบไปด้วยรายละเอียดและเอกสารต่าง ๆ มากมาย ได้แก่
- การทำบัญชีรายรับรายจ่ายจะต้องมีการบันทึกเป็นภาษาไทยเสมอ หรือถ้าหากบันทึกเป็นภาษาต่างประเทศก็จำเป็นต้องมีภาษาไทยกำกับควบคู่กันไปด้วย
- ควรบันทึกรายการบนบัญชีรายรับรายจ่ายภายในระยะเวลา 3 วันทำการหลังจากเกิดรายการธุรกรรมทางการเงินขึ้น ไม่ว่าจะเป็นรายรับหรือรายจ่ายก็ตาม
- ทุกครั้งที่มีการบันทึกรายการธุรกรรมทางการเงินลงในบัญชีรายรับรายจ่ายจะต้องแนบเอกสารหลักฐานควบคู่เสมอ เช่น ใบเสร็จการซื้อขาย หรือใบกำกับภาษี เป็นต้น
- ในกรณีที่ประกอบธุรกิจหรือกิจการใด ๆ แล้วมีการเกิดรายจ่ายขึ้น จำเป็นที่จะต้องนำมาบันทึกรายการลงในบัญชีรายรับรายจ่ายเท่านั้น
- ในกรณีที่ประกอบธุรกิจหรือกิจการใด ๆ แต่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเอาไว้ ก็สามารถนำภาษีซื้อมานับรวมเป็นต้นทุนหรือรายจ่ายได้ทั้งสิ้น
- ในกรณีที่เกิดรายรับรายจ่ายขึ้นในรูปแบบเงินเชื่อ ควรบันทึกรายการลงในบัญชีรายรับรายจ่ายภายในวันที่เกิดรายการขึ้นทันทีตามเกณฑ์เงินสดและอธิบายเพิ่มเติมไว้ที่ช่องหมายเหตุ
- ควรสรุปยอดบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นรายเดือน เพื่อให้สะดวกสำหรับในการนำไปเป็นเอกสารประกอบการยื่นเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
ขั้นตอนการทำบัญชีรายรับรายจ่าย
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายมีประโยชน์อย่างมากสำหรับการประกอบกิจการหรือธุรกิจการค้าใด ๆ ก็ตาม เพราะไม่เพียงแค่สามารถนำไปเป็นเอกสารประกอบการยื่นเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาเท่านั้น แต่ยังช่วยให้การบริหารเงินมีความเป็นระบบระเบียบและจัดสรรการใช้จ่ายได้อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น
ถึงแม้ว่าขั้นตอนการทำบัญชีรายรับรายจ่ายจะไม่ได้ยากเท่าไหร่นัก แต่ก็มีรายละเอียดสำคัญที่ควรรู้ไม่น้อยเลยทีเดียว ดังนั้นในหัวข้อนี้เราจึงจะมาแนะนำขั้นตอนทั้ง 4 ในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้คุณได้อ่านและนำไปปรับใช้ตามความเหมาะสม
ขั้นตอนที่ 1
บันทึกรายการธุรกรรมทางการเงินในแต่ละวันลงในรูปเล่มหรือเอกสารบัญชีรายรับรายจ่ายที่เตรียมไว้ โดยแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่ายจะแบ่งตารางตามแนวคอลัมน์เป็นชื่อรายการ, รายรับ, รายจ่าย, วัน/เดือน/ปีที่บันทึกรายการ และหมายเหตุเพิ่มเติม
ขั้นตอนที่ 2
บันทึกรายการธุรกรรมทางการเงินของกิจการหรือธุรกิจร้านค้าลงบัญชีรายรับรายจ่ายภายในระยะเวลา 3 วันหลังจากที่เกิดรายการธุรกรรมทางการเงินนั้น ๆ ขึ้น
ขั้นตอนที่ 3
ไม่ว่าจะเป็นรายรับหรือรายจ่ายใด ๆ ของธุรกิจ เมื่อมีการจดบันทึกลงในบัญชีรายรับรายจ่ายจำเป็นต้องเอกสารหลักฐานทางการเงินควบคู่ไปด้วยเสมอ เช่น ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จซื้อขาย เป็นต้น
ขั้นตอนที่ 4
บัญชีรายรับรายจ่ายที่ต้องการนำไปใช้เป็นเอกสารประกอบการยื่นเสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาก็จำเป็นต้องสรุปยอดบัญชีรายรับรายจ่ายทุกสิ้นเดือน เนื่องจากยอดรวมจากบัญชีรายรับรายจ่ายของแต่ละเดือนจะนำมาหักค่าใช้จ่ายก่อนจะคำนวณรายได้สุทธินั่นเอง นอกจากนี้การสรุปยอดบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นประจำทุกสิ้นเดือนจะช่วยให้สามารถมองเห็นผลประกอบการได้อย่างชัดเจนยิ่งขึ้นว่าได้กำไรหรือขาดทุน
ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย Excel กรอกอย่างไร?
โดยทั่วไปแล้วการทำบัญชีรายรับรายจ่ายจะนิยมทำออกมาในรูปแบบของตาราง หลาย ๆ คนจึงเลือกที่จะจดบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายลงในโปรแกรม Excel เพื่อความสะดวก แต่รู้หรือไม่ว่าช่องต่าง ๆ มากมายบนตาราง Excel นั้นควรบันทึกรายละเอียดใดลงไปบ้าง ดังนั้นเพื่อให้สามารถทำบัญชีรายรับรายจ่ายออกมาได้อย่างถูกต้อง ในหัวข้อนี้เราจึงจะมาอธิบายถึงข้อมูลที่จำเป็นต้องบันทึกในแต่ละช่องกัน
1.คอลัมน์ ‘วัน/เดือน/ปี’
คอลัมน์สำหรับจดบันทึกวันที่, เดือน และปีพุทธศักราช ที่ได้ทำการจดบันทึกรายการธุรกรรมทางการเงินนั้น ๆ ลงในบัญชีรายรับรายจ่าย
2.คอลัมน์ ‘รายการ’
คอลัมน์สำหรับจดบันทึกรายละเอียดหรือชื่อรายการธุรกรรมทางการเงินนั้น ๆ เช่น ค่าเช่าที่, ค่าไฟฟ้า, ค่าต้นทุนสินค้า, ขายสินค้า หรือเงินเดือน เป็นต้น
3.คอลัมน์ ‘รายรับ’
คอลัมน์สำหรับจดบันทึกจำนวนเงินที่ได้รับจากการทำธุรกรรมทางการเงินในรายการนั้น ๆ
4.คอลัมน์ ‘รายจ่าย-ซื้อสินค้า’
คอลัมน์สำหรับจดบันทึกจำนวนเงินที่ใช้จ่ายในส่วนของค่าสินค้าหรือต้นทุนสินค้าซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของธุรกิจ
5.คอลัมน์ ‘รายจ่าย-ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ’
คอลัมน์สำหรับจดบันทึกจำนวนเงินที่ใช้จ่ายในส่วนของค่าใช้จ่ายด้านอื่น ๆ ซึ่งมีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจ
6.คอลัมน์ ‘หมายเหตุ’
คอลัมน์สำหรับอธิบายรายละเอียดเพิ่มเติมของธุรกรรมทางการเงินรายการนั้น ๆ ซึ่งมักจะใช้ในกรณีที่รายรับ-รายจ่ายเกิดขึ้นในรูปแบบของเงินเชื่อ
อาชีพที่ต้องทำบัญชีรายรับรายจ่าย
เมื่อพูดถึงความสำคัญของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายในแต่ละอาชีพ สำหรับผู้ที่เป็นพนักงานบริษัทหรือข้าราชการอาจจะไม่ได้รู้สึกว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายจำเป็นมากเท่าไหร่นัก เพราะรายได้ในแต่ละเดือนนั้นจะคงที่หรือเท่ากันทุกเดือน
แต่ในส่วนของผู้ที่ประกอบอาชีพอิสระต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นเกษตรกร, ค้าขาย, รถรับจ้าง, นักเขียน หรือช่างภาพอิสระ ต้องบอกเลยว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำคัญอย่างมาก เนื่องจากจะช่วยให้รู้ถึงผลประกอบการที่แท้จริงทั้งส่วนของกำไรและขาดทุน
ทำบัญชีรายรับรายจ่ายจบในแอปเดียว ด้วย MAKE by KBank
แต่ถ้าหากรู้สึกว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายโดยการร่างแบบฟอร์มด้วยตัวเองนั้นค่อนข้างเสียเวลาและยุ่งยากมากเกินไป ทาง KBank ก็ได้พัฒนาฟีเจอร์ใหม่ให้กับแอปพลิเคชัน MAKE by KBank ที่จะส่งผลให้บัญชีรายรับรายจ่ายสามารถทำเองได้อย่างสะดวกง่ายดาย ซึ่งฟีเจอร์ดังกล่าวนี้ก็คือ Expense Summary นั่นเอง
โดยฟีเจอร์ Expense Summary ของแอปพลิเคชัน MAKE by KBank จะคอยช่วยสรุปยอดรายจ่ายที่ชำระผ่านแอปพลิเคชันในทุก ๆ สิ้นเดือน เพื่อให้รู้ถึงจำนวนเงินซึ่งถูกใช้จ่ายออกไปช่วงระยะเวลา 1 เดือนที่ผ่านมา แต่ถ้าหากต้องการความละเอียดมากยิ่งขึ้นฟีเจอร์นี้เองก็มีเช่นกัน นั่นก็คือการแบ่งยอดรายจ่ายออกตามหมวดหมู่ต่าง ๆ เช่น ค่าอาหาร, ค่าเดินทาง, ชำระบิล หรือค่าช้อปปิ้ง เป็นต้น เพื่อให้คุณมองเห็นได้อย่างชัดเจนว่ารายจ่ายของคุณใช้ไปกับค่าอะไรบ้าง ซึ่งแน่นอนว่าจะช่วยให้การบริหารจัดการเงินมีความเหมาะสมมากยิ่งขึ้น
สรุป
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายนั้นมีเป็นประโยชน์ต่อทุกคน ไม่ว่าจะเป็นภาคครัวเรือนหรือภาคธุรกิจ แต่ถ้าเปรียบเทียบระดับความสำคัญแล้ว ผู้ที่ประกอบกิจการหรือธุรกิจร้านค้าใด ๆ ก็ตามจะละเลยการทำบัญชีรายรับรายจ่ายไม่ได้เด็ดขาด เพราะสำหรับภาคธุรกิจแล้วการทำบัญชีรายรับรายจ่ายไม่เพียงแค่จะช่วยให้วางแผนการใช้จ่ายเป็นระเบียบมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้รู้ถึงผลประกอบการด้วยเช่นกันว่าได้กำไรหรือขาดทุน เพื่อที่จะสามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบการบริหารเงินได้อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น
โพสตอบ
* ต้องล็อกอินก่อนครับ ถึงสามารถเโพสตอบได้