ห้องประชุมโรงแรม ตัวเลือกแรก ๆ ในยุคอิเวนต์บูมหลังโควิด-19

ในยุคหลังช่วงโควิด-19 ที่ทุกกิจกรรมผ่อนคลายมาตรการเว้นระยะห่าง ทำให้การจัดอิเวนต์หลายงาน ไม่ว่าจะเป็นงานอบรม งานประชุม สัมมนา ที่เคยอั้นมาตลอด 2-3 ปีที่ผ่านมา กลับมาบูมอีกครั้ง แน่นอนว่านำมาซึ่งการเฟ้นหาสถานที่ให้ครอบคลุมตามความต้องการของผู้จัดงาน ไม่ว่าจะเป็นความครบของเครื่องเสียง อุปกรณ์ทันสมัย การเดินทางเข้าถึงง่าย นั่นทำให้ห้องประชุมโรงแรมต่าง ๆ เป็นตัวเลือกแรก ๆ เสมอ ลองไปดูกันว่าการจัดประชุมหรือสัมมนา ควรจะประกอบไปด้วยอะไรบ้าง และห้องประชุมโรงแรมสามารถตอบโจทย์ได้อย่างไร

ห้องขนาดใหญ่ รองรับผู้มาประชุมได้ทั้งหมด

ทุกครั้งที่มีการจัดอบรม จัดประชุม หรือสัมมนา โจทย์สำคัญคือต้องเป็นสถานที่ที่สามารถรองรับคนจำนวนมากได้ ตั้งแต่ระดับหลักสิบจนถึงหลักร้อย และเมื่อคนจำนวนมากมาอยู่รวมกันมาก ๆ สถานที่จัดสัมมนาจึงควรมีขนาดใหญ่ โปร่ง โล่ง เพื่อไม่ให้รู้สึกอึดอัดจนเกินไป และหากมีการจัดประชุมกลุ่มเล็ก หรือโฟกัสกรุ๊ป ก็ต้องมีห้องเล็กมากเพียงพอที่จะรองรับผู้เข้าประชุมทุกคนได้ทั้งหมด และควรอยู่ในบริเวณเดียวกัน เพื่อให้ง่ายต่อการบริหารจัดการของผู้จัดอิเวนต์

บรรยากาศการตกแต่งคือเป็นภาพลักษณ์ของผู้จัดงาน

นอกจากห้องขนาดใหญ่แล้ว บรรยากาศและการตกแต่งที่ดูสวยงาม สะอาดสะอ้าน สบายตา เป็นระเบียบเรียบร้อย และดูโมเดิร์นทันสมัยของสถานที่ ก็สามารถบ่งบอกถึงภาพลักษณ์ของผู้จัดงานได้เช่นกัน ดังนั้น ผู้จัดงานจึงจำเป็นต้องเลือกสถานที่ให้ดี เพราะนั่นหมายถึงความประทับใจแรกของผู้มาร่วมงาน และหลายงานเราอาจเคยเห็นมีการติดตั้งดีสเพลย์ โฟโต้แบ็กดร็อป ซุ้มดอกไม้ หรือนิทรรศการดิจิทัล เพื่อสร้างความเข้าใจแรกเริ่มตลอดจนเป็นกิมมิกเล็ก ๆ น้อย ๆ ดังนั้น ผู้จัดงานจึงจำเป็นต้องดีลกับเจ้าของสถานที่หรือห้องประชุมโรงแรมให้ชัดเจนว่า สามารถเข้าไปติดตั้งสิ่งของตกแต่งเหล่านี้ก่อนเวลาจัดงานได้นานเท่าไหร่ ซึ่งยิ่งเจ้าของสถานที่อนุญาตให้มาเริ่มดำเนินการได้ก่อนหลายวัน ก็เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจมาก เพราะนั่นหมายถึงการตกแต่งและกิมมิกทุกอย่างจะสามารถติดตั้งแล้วเสร็จ พร้อมทดลองรันระบบได้หลายรอบจนมั่นใจได้ว่าไม่มีข้อผิดพลาดในวันจริง

มีเวทีขนาดใหญ่ อุปกรณ์ดิจิทัลครบครัน ทันสมัย

ปัจจุบันการจัดประชุม อบรม สัมมนา มักมาพร้อมกับระบบพรีเซนต์ดิจิทัลที่ทันสมัย เช่น จอ LED ขนาดยักษ์บนเวทีขนาดใหญ่ นอกจากเป็นฟังก์ชันที่ช่วยให้ผู้เข้าประชุมเห็นการพรีเซนต์เนื้อหาที่ชัดเจนแล้ว ยังแสดงถึงภาพลักษณ์ที่ดีของวิทยากรหรือผู้บรรยายอีกด้วย ดังนั้น ระบบพรีเซนต์ดิจิทัล ไม่ว่าจะเป็นเครื่องเสียง จอภาพ ไฟฟอลโลว์ รวมไปถึงระบบอินเทอร์เน็ตการเชื่อมต่อออนไลน์ ก็สำคัญอย่างยิ่งเช่นกัน เพราะหลายครั้งการประชุมไม่ได้จำกัดอยู่เพียงภายในห้องประชุมโรงแรมเท่านั้น

การเดินทางเข้าถึงง่าย ไม่ต้องฝ่าจราจรหนาแน่น

การเลือกสถานที่จัดประชุมนอกจากปัจจัยต่าง ๆ ข้างต้นแล้ว การเดินทางเข้าถึงง่ายก็เป็นอีกข้อที่ควรคำนึงถึงอย่างยิ่ง เพราะบ่อยครั้งการประชุมมักเริ่มแต่เช้าตรู่และเสร็จสิ้นเมื่อเย็นย่ำ ซึ่งเป็นช่วงเวลาเดียวกับชั่วโมงการจราจรเร่งด่วน ดังนั้น หากสถานที่ดังกล่าวตั้งอยู่บริเวณที่สามารถเดินทางเข้าถึงง่าย ไม่ต้องฝ่าการจราจรที่หนาแน่นใจกลางเมือง ก็ย่อมตอบโจทย์การจัดอิเวนต์นั้น ๆ ได้เป็นอย่างดี

จะเห็นได้ว่าจากปัจจัยเหล่านี้ สถานที่ที่มีอุปกรณ์พร้อมครบถ้วนอยู่แล้วคือ ศูนย์ประชุมหรือห้องประชุมโรงแรม ซึ่งที่ไหนสามารถตอบโจทย์ได้ ย่อมเป็นตัวเลือกแรก ๆ ของการจัดอิเวนต์ที่ดีที่สุด