8 การใช้เครื่องมือ OCR ที่ช่วยคุณได้ทุกวัน

OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition คือ ตัวช่วยอ่านข้อความจากเอกสาร PDF หรือไฟล์รูปภาพ หรือแม้กระทั่งลายมือในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และแปลงให้อยู่ในรูปแบบของตัวอักษรหรือข้อความที่สามารถนำไปประมวลผลและใช้สำหรับค้นหาได้ ด้วยการจัดทำดัชนีเอกสาร (index) ซึ่งจะช่วยให้ค้นหาไฟล์ที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วผ่านการค้นหาด้วยคีย์เวิร์ดที่ถูกตั้งไว้ นอกจากนั้นยังช่วยสกัดข้อมูลจากการสแกนเอกสารสำคัญเช่น ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี พร้อมทำการถ่ายโอนไปยังโปรแกรมที่เกี่ยวข้องได้อีกด้วย และเมื่อใช้งานคู่กับระบบ DMS (Document Magement System) หรือระบบจัดเก็บเอกสาร คุณก็จะสามารถจัดเก็บและรักษาเอกสารเก่า ๆ ให้คงอยู่ ในรูปแบบของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะผ่านไปนานแค่ไหน และยังสามารถค้นหาเพื่อนำกลับมาใช้ได้ง่าย ๆ วันนี้ เรากำลังพูดถึงการใช้งาน OCR ที่จะช่วยให้การใช้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น มาดูกันว่า OCR ช่วยอะไรคุณได้บ้าง

คัดลอกวางเอกสาร

การใช้เครื่องมือ OCR ที่พบบ่อยและเป็นที่รู้จักมากที่สุดคือการแปลงไฟล์ที่สแกน และอนุญาตให้ผู้ใช้คัดลอกและวางเนื้อหาเป็นข้อความบนคลิปบอร์ด และหากไม่ได้ใช้ OCR อาจต้องใช้เวลาและเงินเป็นจำนวนมากในการทำทำงานโดยการแก้ไขหรือพิมพ์ขึ้นมาใหม่ แน่นอนว่าอาจทำให้เกิดความผิดพลาดและการตกหล่นของเนื้อหาหรือข้อมูล

การสแกนรหัสบัตรกำนัล

ในอดีตหากมีการต้องใช้บัตรกำนัลถือ หรือส่วนลด ถือเป็นการทำงานทำงานที่มีความซ้ำซ้อนยุ่งยาก ต้องมีการตรวจสอบ แต่ในปัจจุบันปัจจุบันการสแกนรหัสบัตรกำนัล ด้วยเครื่องมือ OCR โค้ดสามารถทำงานอัตโนมัติได้โดยใช้โค้ดที่พร้อมใช้งานบนโทรศัพท์มือถือที่สแกนได้ ซึ่งช่วยในการทำงานนั้นง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น

ระบบยื่นเอกสารสำนักงาน

ระบบ OCR จะช่วยให้การทำงานในสำนักงานนั้นง่ายขึ้น ช่วยลดเอกสารที่เป็นกระดาษ และหันมาใช้แบบดิจิทัลมากขึ้น สามารถค้นหารายการที่สแกนและแปลงเป็นไฟล์ที่เครื่องอ่านได้ซึ่งสามารถค้นหาเนื้อหาที่เป็นข้อความ รวมถึงชื่อ คำสำคัญ การดึงข้อมูลกลายเป็นเรื่องที่ไม่ยุ่งยาก คุณยังสามารถเก็บข้อมูลที่เป็นความลับไม่ให้เข้าถึงได้ด้วยการป้องกันด้วยรหัสผ่าน

ดึงข้อมูลอัตโนมัติ

นอกจากระบบการจัดเก็บแล้ว เครื่องมือ OCR ยังช่วยในการลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลของมนุษย์ บริษัทไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ ใช้ OCR ในการป้อนข้อมูลโดยอัตโนมัติ และแน่นอนว่าเป็นการจัดเรียงข้อมูลอัตโนมัติ

การซื้อสินค้าและบริการด้วยตนเอง

ร้านขายของชำ ห้างสรรพสินค้า ภาพยนตร์ และแม้แต่เครื่องจำหน่ายตั๋วอัตโนมัติก็มี OCR ความสะดวกในการซื้อและรับข้อมูลจากสินค้าผลิตภัณฑ์นั้นเร็วและง่ายขึ้นด้วยการใช้มือถือของคุณและตู้/เครื่อง OCR ยกตัวอย่างรถไฟในอินเดียเป็นตัวอย่างหนึ่งที่มีเครื่องจำหน่ายตั๋วแบบ OCR ลูกค้าจำเป็นต้องซื้อตั๋วผ่านแอปมือถือ โดยการไปที่ตู้ OCR เพื่อสแกน และเครื่องจะพิมพ์ตั๋วทันทีเท่านี้ก็ทำให้คุณมีการใช้งานที่สะดวกสบาย

แยกข้อความจากรูปภาพ

OCR จะช่วยคุณในการคัดลอกข้อความจากภาพถ่ายและรูปภาพได้ในทันที เมื่อคุณแปลงรูปภาพของคุณผ่านเครื่องมือ OCR แล้วเนื้อหาทั้งหมดสามารถคัดลอกและค้นหาได้โดยการแปลงจากรูปเป็นตัวอักษรหรือแม้แต่แปลงข้อความที่เขียนด้วยลายมือ หนังสือเก่า เอกสารต่างๆ ให้ออกมาเป็นตัวหนังสือได้

ช่วยเหลือผู้พิการทางสายตา

คุณเคยสงสัยหรือไม่ว่าผู้พิการทางสายตาสามารถอ่านได้อย่างไรและทำงานอย่างไรในสำนักงาน ด้วยเทคโนโลยี คนพิการทางสายตาจะได้รับโอกาสในการทำงานในสำนักงานด้วยความช่วยเหลือของโปรแกรมแปลงข้อความเป็นคำพูดและเทคโนโลยี OCR ซึ่งช่วยในการอ่านออกเสียงเอกสารซึ่งช่วยให้การทำงานนั้นง่ายขึ้นสะดวกกับผู้พิการทางสายตาและช่วยให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น