บทบาทสำคัญของ E document ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในปี 2021

บทบาทสำคัญของ E document ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในปี 2021

            ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญของการทำงาน โดยเฉพาะเรื่องของเอกสารที่หลายองค์กรได้เปลี่ยนระบบการทำงานที่เคยใช้เอกสารในรูปแบบกระดาษมาเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งการเก็บและจัดการข้อมูลเอกสารในรูปแบบไร้กระดาษนี้ เรียกว่า E document ซึ่งองค์กรชั้นนำทั้งในและต่างประเทศให้ความสนใจระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แลงานด้านข้อมูล รวมไปถึงเอกสารในรูปแบบ edoc นี้เป็นอย่างมากด้วยการติดตั้งระบบซอฟต์แวร์เพื่อใช้ภายในองค์กร เช่น ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ นอกจากนี้ ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือ E document ยังทำให้การทำงานในองค์กรเป็นเรื่องง่ายและลดต้นทุนกระดาษได้อีกด้วย

จะเห็นได้ว่า E document ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในเรื่องของระบบการทำงาน โดยจุดเด่นของระบบ E document คือ การลดปัญหาของทรัพยากรกระดาษที่มีความสิ้นเปลืองและลดปัญหาค่าใช้จ่ายอุปกรณ์สำนักงาน อีกทั้งยังลดปัญหาความล่าช้าในการทำงานและความผิดพลาดทางเอกสารได้ดีนั่นเอง    

            จึงปฏิเสธไม่ได้ว่า E document เป็นเทคโนโลยีที่เข้ามามีบทบาทอย่างมากในเรื่องของการบริหารจัดการภายในองค์กร เพราะ E document คือ ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่ทำให้เกิดความสะดวกสบายทำให้บุคลากรภายได้จัดการเอกสารได้อย่างง่ายดาย ซึ่ง ระบบ E document ได้ถูกออกแบบให้อำนวยความสะดวกในการจัดการข้อมูลได้อย่างง่ายได้ ไม่ว่าจะเพิ่ม ลบ เคลื่อนย้าย ส่งต่อ คัดลอก แก้ไข หรือจำแนกหมวดหมู่ของข้อมูลก็สามารถทำได้ในระยะเวลาอันรวดเร็ว ช่วยแบ่งเบาภาระของบุคลากรภายในองค์กรได้เป็นอย่างมาก

            ดังนั้นสรุปได้ว่าระบบ E document นี้ เป็นระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่องค์กรชั้นนำนิยมใช้กันเป็นอย่างมากเพราะสามารถจัดการเอกสารและลดต้นทุนขององค์กรได้มาก อีกทั้งยังสามารถช่วยค้นหาเอกสารในระบบขององค์ได้ง่ายดายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้นเพราะถ้าหากไม่มีการใช้ E document ภายในบริษัทที่ระบบเอกสารแบบกระดาษจะต้องใช้เวลาในการค้นหาค่อนข้างนานหรืออาจจะต้องเปิดตู้เอกสารเพื่อค้นหาจากชั้นหรือค้นหาจากแฟ้ม แต่ว่าระบบ E Document สามารถค้นหาเอกสารภายในระบบได้อย่างง่ายดายและรวดเร็วบนระบบออนไลน์ เพราะฉะนั้นระบบ E document จึงได้เข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรและในปี 2021 นี้ที่เทคโนโลยีเข้ามาส่วนร่วมในการทำงานมากยิ่งขึ้นจึงทำให้การจัดการภายในองค์กรนั้นสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น แถมยังช่วยลดต้นทุนในเรื่องของค่าใช้จ่ายและเวลาได้มากทีเดียว ถือว่าเป็นข้อดีที่ทุกองค์กรควรเลือกจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้กระดาษในการทำเอกสารนั่นเอง