ตอบข้อสงสัย แอปพลิเคชั่นอนุมัติเอกสารออนไลน์ใช้ยังไง?

อินเทอร์เน็ต ปัจจัยที่ 5 สำหรับมนุษย์ยุคใหม่ เชื่อมต่อโลกทั้งใบผ่านคอมพิวเตอร์ แท็บเลต หรือโทรศัพท์มือถือได้ง่ายดายเพียงปลายนิ้ว จึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่โลกของการทำงานจะรุดหน้าและพัฒนาไปอย่างรวดเร็ว เราทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา ยิ่งมีวิกฤต COVID-19 เข้ามา เทรนด์การทำงานที่บ้านก็เริ่มเป็นที่นิยมมากขึ้นเรื่อย ๆ จึงมีแอปพลิเคชั่นที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อตอบโจทย์การทำงานมากมาย รวมทั้งแอปพลิเคชั่นอนุมัติเอกสารออนไลน์สำหรับให้เหล่าผู้บริหารได้อนุมัติเอกสารสำคัญได้ทันใจ แต่แอปพลิเคชั่นอนุมัติเอกสารออนไลน์ใช้ยังไง แล้วจะส่งผลดีต่อธุรกิจจริงไหม ตามไปเจาะลึกคำตอบกันได้เลย!

รู้จักแอปพลิเคชั่นอนุมัติเอกสารออนไลน์

ก่อนจะไปดูคำตอบว่าแอปพลิเคชั่นอนุมัติเอกสารออนไลน์ใช้ยังไง เราต้องมารู้จักกับแอปพลิเคชั่นนี้กันก่อน โดยแอปพลิเคชั่นหรือระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า E-Signature เป็นซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งไว้ใช้กันภายในองค์กร เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการดำเนินธุรกิจให้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยไม่ต้องเสียเวลาส่งเอกสารจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่ง ช่วยคุณจัดการเอกสารภายในองค์กรได้อย่างครบวงจร ตั้งแต่การจัดเก็บ จำแนก ค้นคว้า สรุปงาน ตลอดจนการจัดการ Workflow และการอนุมัติคำขอต่าง ๆ เปลี่ยนงานเอกสารที่เคยยุ่งยากให้เป็นเรื่องง่าย โปร่งใส ตรวจสอบย้อนหลังได้ชัดเจน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ดียิ่งขึ้น

แอปพลิเคชั่นอนุมัติเอกสารออนไลน์ใช้ยังไง?

สำหรับคนที่อยากนำระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ไปใช้เพื่อเพิ่มความสะดวกรวดเร็วให้องค์กรในการทำงานในยุคดิจิทัล แต่ยังไม่รู้ว่าแอปพลิเคชั่นอนุมัติเอกสารออนไลน์ใช้ยังไง วันนี้เรามี 4 ขั้นตอนง่าย ๆ ในการใช้แอปพลิเคชั่นอนุมัติเอกสารออนไลน์มาบอกกัน รับรองว่าง่าย สะดวก และเปลี่ยนองค์กรของคุณให้เป็นองค์กร Paperless ตอบรับยุคดิจิทัลได้รวดเร็วทันใจแน่นอน

• ออกแบบฟอร์มที่ต้องการให้อนุมัติและสายการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจลงนาม
• กรอกแบบฟอร์มให้ครบถ้วน
• ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติ โดยสามารถอนุมัติได้ทั้งบนคอมพิวเตอร์และบนโทรศัพท์มือถือ
• จัดเก็บไฟล์เอกสารที่อนุมัติแล้วไว้บน Cloud สามารถส่งต่อหรือกลับมาดูย้อนหลังได้สะดวก

ข้อดีของการใช้แอปพลิเคชั่นอนุมัติเอกสารออนไลน์

รู้แล้วว่าแอปพลิเคชั่นอนุมัติเอกสารออนไลน์ใช้ยังไง สุดท้ายลองมาดูกันดีกว่าระบบนี้จะส่งผลดีต่อองค์กรและการทำงานของคุณได้อย่างไบ้าง

• ทำงานบนระบบออนไลน์เป็นหลัก ทำให้สามารถอนุมัติเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา สื่อสารกันภายในองค์กรได้ง่ายขึ้น ตอบรับเทรนด์การ Work from home ที่กำลังมาแรงในปัจจุบัน
• ใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ เช่น Work-list Tracking, Form and Routing Workflow Design และ Self-Service Report Tools เป็นต้น
• ลดระยะเวลาในการส่งเอกสารและการตอบกลับหรือการยื่นขออนุมัติคำร้องต่าง ๆ อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบสถานะการทำงานได้ตลอดเวลาด้วย
• ลดค่าใช้จ่ายในการปรินต์เอกสารในรูปแบบกระดาษ ทั้งค่ากระดาษ ค่าหมึก ค่าไฟ และลดโอกาสที่ข้อมูลจะรั่วไหลได้